Die Zeit zwischen den Jahren ist perfekt, um Ordnung zu schaffen. Das alte Jahr mit seinen Projekten ist gefühlt bereits Vergangenheit, das neue hat noch nicht begonnen. Zeit, einmal innezuhalten, Berufliches Revue passieren zu lassen und vieles neu zu justieren. So gehen Sie mit einem kühlen Kopf und einem aufgeräumten Gefühl ins neue Jahr. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten Ihr Büro fit für die Zukunft machen.
„Jedes Ding an seinem Ort, erspart viel Müh‘ und manch böses Wort.“ Ach, wenn wir doch das ganze Jahr über nur nach diesem treffenden Spruch leben würden. Stattdessen holt uns in den Monaten bis Dezember das Tagesgeschäft ein. Hier noch ein schnelles to do, das große Projekt nicht vergessen und bitte denken Sie an das Meeting mit der Chefin oder dem Chef in zehn Minuten. Seien wir ehrlich: In der täglichen Büro-Routine bleibt wenig Zeit, um Ordnung zu schaffen. Zwischen den Jahren, wenn in vielen Büros der Arbeit-Takt etwas langsamer schlägt, ist der ideale Zeitpunkt zum Aufräumen und Ausmisten. Am besten gehen Sie in drei Schritten vor:
Schritt 1: Fangen Sie mit Ihrem Schreibtisch an
Der Schreibtisch ist der Dreh- und Angelpunkt Ihres Büros. Räumen Sie ihn vollständig leer. Stellen Sie Computer, Telefon, Maus, Stiftehalter und Co. an einen anderen Platz. Reinigen Sie Ihren Schreibtisch gründlich. Anschließend platzieren Sie alle Dinge auf dem Tisch neu. Dabei sortieren Sie Sachen, die Sie nicht unbedingt auf Ihrem Schreibtisch brauchen, rigoros aus. Fragen Sie sich: Was benötige ich auf dem Tisch wirklich täglich? Muss das Ablagefach unbedingt rechts neben dem Bildschirm stehen? Breiten Sie Ihre Arme aus und machen Sie eine Brustschwimm-Bewegung. Dieser Platz sollte frei sein, dies ist Ihr Arbeits-Raum. Überprüfen Sie auch, ob die Tischhöhe angenehm und der Bildschirm richtig eingestellt ist. Mit einem ergonomisch richtig eingestellten Büro beugen Sie Rückenschmerzen kompetent vor.
Schritt 2: Auf die Ablage, fertig, los!
Ist Ihr Schreibtisch neu geordnet, ist die Ablage dran. Unser Lieblingsort, an dem wir über das Jahr zahlreiche Dokumente verschwinden lassen, die wir dann nie wieder finden … Räumen Sie auch hier alles gründlich aus. Überdenken Sie Ihre Ablagefächer: Müssen es wirklich sechs oder acht sein? In vielen Büros reichen drei Ablagefächer vollkommen aus. Ein Fach als Eingangskorb für neue Projekte, ein Fach für aktuelle Arbeiten, ein Fach zur temporären Ablage noch nicht abgeschlossener Projekte. Alles andere wird in thematische Ordner abgeheftet. Übrigens: Es muss nicht immer nur der graue Ordner sein. Mit attraktiven Ordnungshelfern geben Sie Ihrem Büro einen individuellen Touch.
Schritt 3: Schaffen Sie digital Ordnung
Jetzt geht es an das Eingemachte: Die zahlreichen E-Mails, die sich in Ihrem Postfach tummeln. Klar, am einfachsten wäre es gewesen, alle E-Mails bereits über das Jahr in die richtigen Postfach-Ordner zu schieben … Aber jetzt ist auch hierfür Zeit. Unser Tipp: Sortieren Sie die E-Mails nach Absenderinnen und Absendern. So sind Sie thematisch immer nur bei einem Projekt. Gehen Sie nun die E-Mails von hinten nach vorne durch, also von der ältesten zur jüngsten E-Mail. Alte Newsletter, Google Alerts & Co. können Sie sofort löschen. Kreieren Sie Kunden- und Projektordner in Outlook, in die Sie die E-Mails ablegen. Überprüfen Sie aber unbedingt vorher, ob Sie die E-Mail nicht auch löschen können. Achtung: Für einige Dokumente, zum Beispiel Rechnungen, gilt rechtlich eine Aufbewahrungsfrist. Welche Dokumente dies sind, finden Sie hier. Ordnen und löschen Sie alle E-Mails aus Ihrem Posteingang – so starten Sie mit einem leeren Outlook-Postfach ohne Altlasten ins neue Jahr.
Stefan Suhr