Projektteam-Besprechung, Jour fixe, Team-Updates – damit Meetings nicht zur langweiligen Routine werden, sondern effektiv, stringent und anregend sind, haben wir für Sie einige Tipps zusammengestellt.
Rund 30 Prozent der Arbeitszeit entfällt im unteren und mittleren Management auf Meetings. Da ist es wichtig, dass sie gut vorbereitet und stringent geführt werden, sonst kosten sie nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Nerven. Mit diesen einfachen Regeln läuft es rund.
- Themenplan/Agenda erstellen inklusive des Zeitrahmens für das jeweilige Thema
- Ziel und Vorgehen formulieren
- Moderator, Protokollführer und Zeitmanager festlegen (achtet auf das Einhalten des Zeitbudgets für das jeweilige Thema) bestimmen
- Impulsvortrag zum Thema (kurz und präzise, maximal 10 Minuten)
- Pausen einlegen (spätestens nach 45 Minuten, da die Konzentration nachlässt)
- Dokumentation der Ergebnisse
- Überprüfung der Ergebnisse
Gut ist es, wenn Sie die Agenda drei Tage vor dem Termin an die Teilnehmer schicken. So kann sich jeder vorbereiten. Effektiv sind Meetings im Stehen. Dies lockert die Gesprächsrunde auf, sorgt für aufmerksamere Beteiligte und kürzere Besprechungen. Auch gilt bei Meetings: Weniger ist mehr. Starten Sie lieber mit einer Handvoll Personen statt mit dem kompletten Team.
Die Dos and Don'ts für ein erfolgreiches Meeting
- Pünktlich sein
- Rollen festlegen
- Redezeit begrenzen
- Ergebnisse dokumentieren
- Standards formulieren
- Schlecht vorbereitet sein
- Zu große Teilnehmerzahl
- Teilnehmer nicht ausreden lassen
- Smartphone während des Meetings benutzen
- Nebengespräche führen Märthe Walden