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Professionell arbeiten

Planvoll durch den Tag

Wir wollen im Job viel leisten. Doch der Tag hat nur 24 Stunden! Zeitmanagement hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.

Es gibt die Tage, an denen wir zufrieden nach Hause kommen: Wir haben eine Aufgabe gemeistert und es sogar noch rechtzeitig auf den Crosstrainer geschafft. Und dann sind da die Tage, an denen wir nichts von dem erreicht haben, was wir uns vorgenommen haben. Zeit ist gnadenlos. Und endlich. Sie verbraucht sich. Was vorbei ist, ist vorbei. Dabei möchten und müssen wir doch so viel – im Job und auch privat. Wir genießen es, verschwenderisch mit ihr umzugehen, etwa im Urlaub. Im Arbeitsalltag ist es wichtig, sie gut einzuteilen. Die Zeit selbst lässt sich zwar nicht beherrschen. Aber wie können wir einen guten Umgang mit ihr finden?

Strukturieren


Reservieren Sie sich täglich zehn Minuten, um den Tag zu planen, etwa nach dem Frühstück oder am Abend zuvor. So verzetteln Sie sich weniger leicht und behalten das Wesentliche im Blick. Notieren Sie sich Ihre Ziele schriftlich, am besten in einen Planer. Formulieren Sie die Aufgaben so, als wären sie bereits fertig. Statt „Protokoll schreiben“ schreiben Sie „Protokoll fertiggestellt”. Sie merken so eher, welche Aufgaben Sie delegieren können. Am Morgen sind wir häufig am leistungsfähigsten, wichtige Aufgaben sollten Sie am besten jetzt erledigen. Routinearbeiten legen Sie in die Zeit nach der Mittagspause, wenn der Biorhythmus ins Tief sackt. Der Nachmittag eignet sich etwa für Besprechungstermine.

Das Eisenhower-Prinzip


Bewerten Sie Ihre Aufgaben. Wie eilig sind sie? Und wie wichtig? Das ist bei der Anzahl an Anforderungen nicht so leicht. Auch die Work-Life-Balance und die eigenen Werte spielen eine Rolle. Orientieren kann man sich am Eisenhower-Prinzip. Der US-General und spätere Präsident unterteilte Aufgaben in vier Klassen: 1. wichtig und eilig, 2. wichtig und nicht eilig, 3. unwichtig, aber eilig, 4. unwichtig und nicht eilig. Alle Vorgänge unter Punkt 4 wandern in den Papierkorb. Die unter Punkt 3 werden delegiert, wenn es geht. Die unter 2 legen Sie erst einmal zur Seite und planen sie für einen späteren Zeitpunkt. Nur die Dinge unter Punkt 1 erledigen Sie sofort. Sie haben höchste Priorität.

Eigener Rhythmus


Der menschliche Energiehaushalt folgt einer Wellenbewegung. Nach einer Phase hoher Aktivität flachen die Herzrate, der Hormonlevel, die Muskelspannung und die Hirnaktivität ab. Die – se Konzentrationsphasen dauern etwa 90 bis 120 Minuten. Wer den natürlichen Biorhythmus übergeht, riskiert, dass die Energiereserven irgendwann aufgebraucht sind. Deshalb regelmäßig Pausen einlegen! Dabei zählt Qualität, nicht Länge. Wir tanken besonders dann auf, wenn wir gedanklich komplett von der Arbeit abschalten, etwa, wenn wir das Fenster einmal weit öffnen und tief durchatmen oder den Arbeitsplatz einfach mal kurz verlassen.

Planen

Verplanen Sie maximal 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit. Dann bleibt genug Luft für Unvorhergesehenes. Bündeln Sie gleichartige Aufgaben: Führen Sie zu bestimmten Uhrzeiten Telefonate, beantworten Sie Mails oder bereiten Sie sich auf Meetings vor. Größere und komplexere Aufgaben zerlegen Sie am besten in kleine Häppchen. So haben Sie überschaubare Etappen vor sich und auch zwischendurch schon das Gefühl, etwas bewältigt zu haben.

 

80:20-Formel

Unter Hochdruck zu arbeiten, kann beflügeln. Doch auf Dauer geht es an die Substanz. Die beste Strategie, um mit einem straffen Arbeitspensum klarzukommen: Schluss mit dem Perfektionismus! Sie erreichen Ziele leichter, wenn Sie lernen, locker zu lassen. Wer sich ständig in Details verbeißt, vergeudet Kraft und Zeit. Zwischen gut und perfekt liegt oftmals ein Zeitaufwand von mehreren Stunden – und der steht häufig in keinem Verhältnis zum Ergebnis. Der italienische Ökonom Vilfredo Pareto brachte das optimale Verhältnis von Aufwand und Ertrag auf die 80:20-Formel. Seine Theorie besagt, dass wir 80 Prozent eines Ergebnisses in 20 Prozent der Zeit erreichen. Und das wir in den restlichen 80 Prozent unserer Zeit nur 20 Prozent mehr Qualität schaffen. Also bei weniger wichtigen Aufgaben einfach mal früher auf Stopp schalten!

 

Telefon, Mails & Co

Ununterbrochen unterbrochen – diese Formel gilt für viele Jobs. Acht Minuten dauert es in der Regel, bis sich die Konzentration nach einer Ablenkung wieder aufgebaut hat. Telefonate lassen sich nicht abschütteln. Aber Mails brauchen weniger Zeit, wenn man sie gebündelt zweimal am Tag zu bestimmten Terminen beantwortet. Und nicht jede sofort, nachdem sie eingegangen ist. Wenn Sie eine Aufgabe vor sich haben, für die Sie Ihre ganze Aufmerksamkeit benötigen: Koppeln Sie sich in Abstimmung mit Ihrem Chef und den Kollegen für ein paar Stunden von allen äußeren Einflüssen ab. Deaktivieren Sie die automatische Benachrichtigung von Mails, leiten Sie Ihr Telefon um oder schalten Sie den Anrufbeantworter ein – und schließen Sie die Tür zu Ihrem Büro. Facebook, Twitter und Co gehören zu den Zeitfressern. So kurz Chatnachrichten auch sind: Am Ende geht einer Studie zufolge fast eine Stunde pro Tag dafür drauf.

 

Probieren Sie es aus!

Welcher der Kniffe und Tricks des Zeitmanagements für Sie passt, können Sie selbst am besten entscheiden. Durch mehr Struktur im Arbeitsalltag schaffen Sie sich Freiräume. Für was hätten Sie gerne mehr Zeit in Ihrem Leben? Machen Sie sich bewusst, dass nicht nur der etwas gilt, der ständig eingespannt ist. Sondern, dass der zu - frieden lebt und lange leistungsfähig bleibt, der seine Ressourcen pflegt.  

Sabine Henning