Die Corona-Pandemie fordert Unternehmen in vielen Bereichen heraus. So auch bei der Organisation von Jahresempfängen und ähnlichen Veranstaltungen. Ausfallen lassen? Online durchführen – oder hybrid? Welche Erfahrungen haben Unternehmen, Verbände und Institutionen im vergangenen Jahr bereits gesammelt?
Eine Rede, eine Torte, dann offene Bar und vielleicht noch ein DJ oder eine Band. So einfach konnten Jahresempfänge sein. Klar, mehr war möglich, aber nicht zwingend nötig, um erfolgreich mit Belegschaft, Kundinnen und Kunden und anderen dem Haus nahestehenden Menschen zusammenzukommen. Um gemeinsam zurückzublicken auf das letzte Jahr und Pläne für das kommende zu schmieden. Und war ein derartiges Format erst erfolgreich etabliert, hieß es meist für das Orga-Team nur: „Same procedure as last year.“
Digitales Campusfest
Doch aktuell ist alles anders. Abstandsregeln und politische Vorgaben zum Schutz unserer Gesundheit und der unserer Mitmenschen lassen ein klassisches Zusammenkommen nicht zu. Was tun? Vor dieser Frage stand Dr. Patric Albrecht, Marketing- und Veranstaltungschef der FernUniversität in Hagen, bereits im Frühjahr 2020. Denn im August sollte das alljährliche Campusfest stattfinden. Kurz entschlossen wurde es vollständig digital durchgeführt (nachzuerleben hier). „Der Aufwand hat sich in jeder Hinsicht gelohnt!“, sagt Albrecht zufrieden. „Denn man darf die Signalwirkung von Events nicht unterschätzen. Eine Feier ist ein Signal an die Bevölkerung und an die Beschäftigten, dass wir alle Teil eines sozialen Netzes sind. Außerdem: Wenn jemand digitale Formate ausprobieren muss, dann sind das doch wir von der FernUniversität in Hagen!“
Hybride Mitgliederversammlung
Das German Convention Bureau (GCB) in Frankfurt am Main ließ seine Mitgliederversammlung Ende Juni 2020 hybrid stattfinden, also teils vor Ort, teils im Internet. Fazit des Managing Directors Matthias Schultze: „Mit seiner ersten hybriden Mitgliederversammlung hat das GCB Neuland betreten – und mit dem Resultat waren wir ausgesprochen zufrieden. Besonders gefreut hat uns, dass wir so viele positive Rückmeldungen von unseren Mitgliedern erhalten haben. Wir haben mit dem Virtual Venue inklusive Empfangsbereich, Plenarraum und Ausstellungsbereich ein neues Angebot geschaffen, auf das wir sicher auch in Zukunft zurückgreifen und das wir weiterentwickeln werden.“
Digitales Netzwerken
Eine (teil-)digitale Veranstaltung hat auch Vorteile, zum Beispiel geringere Reisekosten, eine höhere Reichweite, auf anderen Kanälen nutzbare Medienaufzeichnungen. Die Gretchenfrage ist: Lässt sich der Networking-Aspekt auch digital abbilden? „Man kann es versuchen“, sagt Dr. Thorsten Knoll, Autor des Fachbuchs „Veranstaltungen 4.0“ sowie Prokurist und Projektleiter im Veranstaltungsmanagement der TUBS GmbH, einer 100-prozentigen Tochterfirma der TU Berlin. „Es bleibt dann natürlich auf einer anderen Ebene. Denn Nähe und Menschen mit allen Sinnen erleben, vertrauliche Gespräche –
das lässt sich nicht ersetzen. Aber wenn die Teilnehmenden Profile anlegen, lassen sie sich viel besser mit anderen ‚matchen‘, das funktioniert wie bei einer Partnervermittlung. Dann hat man eine sehr hohe Trefferquote und ausgesprochen interessante Gesprächspartnerinnen und -partner!“
Matthias Schultze von der GCB ergänzt: „Es gibt viele gute Ideen und neue Tools, um ein Online- oder hybrides Event als echten Dialog zu gestalten. Damit die Teilnehmenden nicht einfach nur zugeschaltet sind, sondern tatsächlich mit der Live-Veranstaltung interagieren, können zum Beispiel Umfragen, ein kurzes Quiz oder Chats mit anderen Mitgliedern umgesetzt werden. Auch die Vertiefung von Vortragsinhalten in direkt anschließenden kleineren Breakout-Sessions ist eine gute Möglichkeit des Austauschs. Die Devise lautet ‚Form follows function‘ – interaktive Elemente sollten stets zu den Zielen und Inhalten einer Veranstaltung passen.“
Einfach machen!
„Bevor ein Jahresempfang ausfällt, würde ich ihn digital umsetzen“, rät Dr. Thorsten Knoll von TUBS. Zumal bereits bekannt ist: „Hoch digitale Veranstaltungen fördern einen positiven Geschäftsabschluss“, so Matthias Schultze vom GCB. „Das lässt sich unter anderem damit erklären, dass es bei sehr digitalen Events einfacher ist, mit den richtigen Personen in den Austausch zu kommen. Außerdem lassen sich Veranstaltungen, die vieles digitalisieren, besser vor- und nachbereiten. Die Teilnehmenden können beispielsweise auch nach dem Event schneller zu ihren potenziellen Geschäftspartnerinnen und -partnern Kontakt aufnehmen und so einen Abschluss leichter anbahnen beziehungsweise voranbringen.“
Zusatzwissen
Tipps für das Betriebliches Gesundheitsmanagement
Ein Gesundheitstag kann auch virtuell stattfinden. Digitale Formate können sensibilisieren und motivieren, nachhaltig gesundheitsbewusst zu leben.
Auf dak.de/digitalesBGM sowie unter dak.de/fitnesspause gibt es weitere Informationen. Unternehmen können sich unter der BGM-Hotline 040 325 325 720 zum Ortstarif beraten lassen.
Private Partys
Auch private Feiern können digital stattfinden. Anstatt Ihren Geburtstag oder das nächste Familientreffen ausfallen zu lassen, versuchen Sie es doch mal mit einer virtuellen Veranstaltung und treffen Sie Freunde und Familie online.
Konkrete Tipps für alle, die noch zögern:
Matthias Schultze, GCB
Sie sollten neue Wege gehen und kreative Lösungen ausprobieren. Wer seinen Teilnehmerinnen und Teilnehmern oder Mitgliedern emotionale Zugänge zu seinem Angebot ermöglicht, bleibt nachhaltig im Kopf. Die digitale Verbindung erhöht die Reichweite von Veranstaltungen und schafft zusätzliche Anreize, beim nächsten Mal wieder persönlich dabei zu sein – Stichwort „Fear of missing out“ oder kurz FOMO, also die Angst, etwas zu verpassen.Dr. Patric Albrecht, FernUniversität in Hagen
Holen Sie sich rechtzeitig gute technische Unterstützung. Wir zum Beispiel wussten, dass am Ende ein DJ live auflegen soll, sodass Songs vom Publikum gewünscht werden können. Das kann man dann aber aus rechtlichen Gründen nicht über YouTube streamen. An so etwas muss jemand rechtzeitig denken! Auch sollten die Streaming-Möglichkeiten sicher geklärt sein, damit nicht mitten in der Übertragung das Internet ausfällt. Der Mensch an sich ist ein neugieriges Tier. Oft verbinden wir mit einer Institution eine bestimmte Facette, mit der Uni zum Beispiel Lernen und Anstrengung. Da tut es gut, auch mal den menschlichen Kontext zu zeigen.
Dr. Thorsten Knoll, TUBS
Wer in der Vergangenheit mit einer guten Event-Agentur zusammengearbeitet hat, sollte die zuerst kontaktieren. Denn in den letzten Monaten mussten sich alle umstellen und Erfahrungen mit etwas anderen Events sammeln. Die Kosten entsprechen in etwa denen einer traditionellen Veranstaltung. Das Catering entfällt, dafür hat man höhere Aufwendungen für die Technik. Um Ihre Gäste besser einzubinden, verschicken Sie vorab ein kleines Paket, etwa mit einem Sekt oder einigen lustigen oder interessanten Dingen. So können Sie dann doch „gemeinsam“ feiern. Setzen Sie regelmäßig kurze Quiz-, Umfrage- oder Gaming-Elemente ein. Stellen Sie einfache Fragen, für die man keine Spezialkenntnisse benötigt. Schön ist, wenn es noch etwas zu gewinnen gibt. Das kommt immer gut an.
Ulrich Hoffmann