Ein gutes Zeitmanagement hilft, wichtige Aufgaben konzentriert abzuarbeiten und die eigenen Ziele zu erreichen. Ein strukturierter Tagesablauf ist dabei das A und O.
Der Kalender ist voll, eine Aufgabe jagt die nächste. Doch am Ende des Tages bleibt trotzdem das Gefühl, das wirklich Wichtige nicht geschafft zu haben. Der Grund hierfür kann fehlendes oder falsches Zeitmanagement sein – sowohl im Privaten als auch im Job. Tatsächlich wünschen sich die meisten Menschen mehr Zeit beziehungsweise ein besseres Zeitmanagement, um sich mehr auf die für sie wirklich wichtigen Dinge konzentrieren zu können.
Doch wie soll es mit der richtigen Einteilung und Planung von Zeit klappen, insbesondere in Zeiten des hybriden Arbeitens? Gerade bei diesem Arbeitsmodell verschwimmen die Grenzen zwischen Job und Privatleben. Es ist daher wichtiger denn je, sich im Alltag effizient zu organisieren und bei den zu erledigenden Aufgaben die Spreu vom Weizen zu trennen. Fakt ist: Wer sich auf die wichtigen Dinge fokussiert, arbeitet deutlich effektiver, ist weniger gestresst und dadurch mit der Arbeit und seinem Leben insgesamt zufriedener.
To-do-Liste
Um dieses Ziel zu erreichen, sollte zunächst einmal geklärt werden, welche Aufgaben oberste Priorität haben und welche ohne negative Folgen für das Unternehmen aufgeschoben werden können. Hierfür ist eine To-do-Liste unverzichtbar, in der alle Aufgaben versammelt und nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert werden, um sich einen klaren Überblick zu verschaffen. Susanne Schwerdtfeger ist Coach und Mentorin für Führungskräfte. Sie rät, eine solche Liste jeden Abend aufs Neue zu erstellen und so den nächsten Tag zu planen. „Es dauert nur fünf Minuten und macht den Kopf für den Feierabend frei“, sagt Susanne Schwerdtfeger. Das gute Gefühl, den nächsten Tag strukturiert angehen zu können, stelle sich schnell ein. „Das Gehirn weiß, was am nächsten Tag ansteht, und kann besser abschalten.“ Bevor die wichtigsten Aufgaben notiert werden, gilt es auch zu klären, ob einige Arbeiten eventuell an Kolleginnen oder Kollegen abgegeben werden können – zum Beispiel vorbereitende Aufgaben für eine Präsentation oder das Gespräch mit einem Kunden oder einer Kundin über Details einer Lieferung. Das sorgt für zusätzliche zeitliche Puffer, die möglicherweise für unvorhergesehene Aufgaben oder Notfälle gebraucht werden.
Das Wichtigste zuerst
Manchmal ist es jedoch schwierig, die Aufgaben zu gewichten und zu priorisieren. Dabei helfen vor allem zwei Fragen: Was ist der größte Nutzen, wenn die Aufgabe als Erstes erledigt wird, beziehungsweise was würde passieren, wenn sie nicht rechtzeitig fertig wird? „Oberste Priorität haben Aufgaben, die wichtig für einen selbst oder das Unternehmen sind und es weiterbringen“, sagt Susanne Schwerdtfeger. Das können Aufgaben sein, die an eine Abgabefrist gebunden sind. Oder auch solche, die besonders komplex und schwierig, unangenehm oder einfach nur lästig sind – und gerne immer wieder aufgeschoben werden. Auch diese Dinge gehören ganz nach oben auf die To-do-Liste. Denn wer morgens das Unangenehme direkt hinter sich bringt, geht anschließend voller Energie und mit einem ihn sehr bestärkenden guten Gefühl in den Tag. Die restlichen Aufgaben gehen dann deutlich leichter von der Hand. Wichtig dabei: unbedingt an die Einteilung halten und die erste Aufgabe konzentriert erledigen.
„Eine Aufgabe braucht immer so lange, wie wir ihr Zeit geben.“
„Fragen Sie sich: Wie viel Zeit nehme ich mir für die Aufgabe? Und nicht: Wie viel Zeit habe ich?“
„Neben dem Priorisieren und Abarbeiten muss man auch die Ziele im Auge behalten.“
Susanne Schwerdtfeger, Coach und Mentorin für Führungskräfte
Konzentration
Die beste Planung bringt jedoch nichts, wenn man sich ständig von anderen Dingen ablenken lässt. Umfragen haben gezeigt, dass sich Beschäftigte am häufigsten von E-Mails und Smartphones von ihrer Arbeit abbringen lassen. Allein das Lesen, Schreiben und Beantworten von Mails kostet viel Zeit und hält von wichtigen Aufgaben ab. Fachleute raten deshalb, für Telefonate und das Abarbeiten von E-Mails zwei Mal am Tag feste Zeiten einzuplanen und diese zu begrenzen. Und das Smartphone? „Unbedingt abschalten!“, rät Susanne Schwerdtfeger. Sonst werde man immer wieder gestört und erreiche seine Ziele nicht.
Pause machen
Zu einem guten und gesunden Zeitmanagement gehören natürlich auch Pausen. Sie machen den Kopf frei und bauen Stress ab. Susanne Schwerdtfeger schwört auf die sogenannte Pomodoro-Technik – erfunden vom Italiener Francesco Cirillo –, bei der die Arbeitszeit in Intervalle und Pausen eingeteilt wird: Auf 25 Minuten konzentrierte und produktive Arbeit folgt eine Fünf-Minuten-Pause. Die Zeit wird dabei auf einem Wecker eingestellt – auf den Timer des Smartphones sollte unbedingt verzichtet werden, da dieses wieder nur unnötig ablenken würde. Dieser Vorgang wird drei Mal wiederholt, nach dem vierten Durchgang verlängert sich die Pause auf 20 bis 30 Minuten. Anschließend beginnt das Prinzip von vorne. Dauert eine Aufgabe mal einige Minuten länger, ist das auch kein Problem. Danach sollte die Pause aber eingehalten werden. Tatsächlich bleibt bei dieser Methode der Fokus auf die Arbeit bestehen und die Konzentration erhalten. „Es lohnt sich, dieses Prinzip auszuprobieren und in seinen Tag einzubauen“, sagt Susanne Schwerdtfeger.
Zusatzwissen
Die DAK-Gesundheit hat verschiedene Angebote zu den Themen Entspannung und Life Balance. Zum Beispiel lernen die Teilnehmenden in dem Online-Vortrag „Life Balance im Homeoffice“, wie sie auch zu Hause produktiv sein und die Vorzüge des Homeoffice nutzen können.
Tipps für die Selbststeuerung und kleine Entspannungs- und Ausgleichsübungen runden das Ganze ab. Ein anderer Online-Vortrag beschäftigt sich mit Stressbelastungen und wie man diesen mit Pausen entgegenwirken kann.
Mehr Infos und das Anmeldeformular gibt es unter dak.de/digitalesBGM sowie eine ausführliche Beratung unter der BGM-Hotline 040 325 325 720 zum Ortstarif.
Justine Holzwarth