Kostengünstig, einfach in der Handhabung und vor allem schnell: E-Mails erleichtern die alltägliche Kommunikation ungemein. Doch was tun, wenn die Nachrichtenflut über uns hereinbricht? Dann bindet das Sichten, Sortieren, Löschen und Bearbeiten immer mehr Arbeitskraft. Hier finden Sie zehn hilfreiche Tipps, die Ihnen den Umgang mit elektronischer Post erleichtern.
1.
Feste Zeiten – gute Zeiten
Jede Unterbrechung kostete Zeit. Sofern der Beruf keine zeitnahe Beantwortung der Mails erfordert, muss man nicht ständig seine Mails checken. Effizienter ist es, die Post an ein oder zwei festen Terminen am Tag zu überprüfen und zu bearbeiten, zum Beispiel morgens und abends. Sofern der Computer bei jeder eingehenden Mail eine Eingangsmeldung von sich gibt – bitte diese Funktion ausschalten.
2.
Ordnung per Ordner
Einen besseren Überblick durch das Mail-Dickicht verschaffen zusätzliche Ordner in der Inbox. Sie sollten systematisch geordnet sein, z. B. nach Themen, Absendern oder nach ihrer Dringlichkeit. Mögliche Unterordner könnten zum Beispiel lauten: beantworten, bearbeiten, später lesen, aufheben. Die meisten Mail-Programme bieten Filter an, die die Post etwa nach Absender oder Betreff sortieren.
3.
Weg mit Werbung
Spam, die unerwünschte Werbung, verstopft oft den Posteingang. Sie bindet viel Arbeitszeit. Der einfachste und effektivste Weg sie loszuwerden, ist, sie zu löschen oder einen Filter vorzuschalten, der sie erkennt und aussortiert. Auch „cc-Mails“, in denen man nicht direkt, sondern per Verteiler angesprochen wird, lassen sich im Mailprogramm meist aussortieren.
4.
Doppelarbeit vermeiden
Ist eine Mail einmal geöffnet, sollte sie nicht wieder gespeichert, sondern gleich bearbeitet werden. Alles andere kostet nur Zeit. Ist das nicht innerhalb von fünf Minuten möglich, ist es sinnvoll, ein Zeitfenster für ihre Erledigung einzuplanen. Mails, die sofort beantwortet werden können, sollten auch gleich beantworten werden – um sie anschließend zu löschen. Generell gilt: 24 Stunden Antwortzeit sind genug.
5.
Textbausteine nutzen
Oft haben E-Mails, die verschickt werden sollen, einen ähnlichen Inhalt. Sätze wiederholen sich ebenso wie Grußformeln oder einzelne Textpassagen. Hier hilft das Speichern einer oder mehrere Muster-Mails im Ordner „Vorlagen.“ Sie können bei Bedarf einfach kopiert werden. Aber: Vorsicht vor Phrasen!
6.
Gruppen bilden
Wer häufiger identische Post an einen bestimmten Personenkreis verschickt, der sollte im E-Mail Adressbuch Empfängergruppen bilden. Dann müssen die Namen nicht jedes Mal erneut zusammengesucht werden. Verschickt werden sollten Antworten auf Mails nur an Personen, die die Antwort benötigen. Wer die Funktion „Antwort an alle“ wählt, muss auch mit Reaktionen von allen rechnen – und mit einem entsprechend gefüllten Postkasten.
7.
Postfach aufräumen
In manchen E-Mail-Systemen ist die Größe des Postfachs begrenzt. Wer länger außer Haus ist, leert sein Postfach vorher durch Löschen unnötiger Dateien oder durch verschieben erledigter Mails in andere Ordner. Beim Verschicken gilt: Dateianhänge mit einer Gesamtgröße von mehreren Megabyte sollten vermieden werden. Sie verstopfen die Datenleitung und können beim Empfänger zu hohen Empfangszeiten führen. Als Anhang sollte immer ein Dateiformat gewählt werden, dass der Empfänger problemlos öffnen kann, etwa das PDF-Format.
8.
In der Kürze liegt die Würze
Eine klare, aussagekräftige Betreffzeile, ein kurzer und prägnanter Text, möglichst nur ein Thema anstatt mehrerer: Dem Empfänger sollte es so einfach wie möglich gemacht werden, die Mail sofort zu erfassen. Das spart dessen Zeit und die eigene. Aber: Eine freundliche Anrede und eine nette Grußformel sollte jede Mail haben.
9.
Aufbewahrungsfristen
Handelt es sich bei E-Mails um Geschäftsbriefe, sind sie wie diese zu behandeln. Sie müssen in der ursprünglichen Form gespeichert werden und wieder auffindbar sein. Geschäftlicher E-Mail-Verkehr muss für sechs Jahre archiviert werden. Sollten die Mails zum Beispiel Buchungsbelege oder Rechnungen enthalten, gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Dabei genügt es nicht, die Mails auszudrucken und abzuheften. Sie müssen als Original archiviert werden.
10.
Weniger ist manchmal mehr
Nicht für alles ist eine Mail nötig. Komplizierte Sachverhalte lassen sich manchmal leichter und schneller über das Telefon klären – oder in einem persönlichen Gespräch mit dem Kollegen ein Stockwerk tiefer. Louis Kaiser
Schon gewusst?
Kurioses rund um die E-Mail
- Die erste E-Mail, die in Deutschland ankam, erreichte ihren Empfänger am 3. August 1984 um 10:14 Uhr. Sie wurde in den USA verschickt.
- In Deutschland wurden im Jahr 2017 rund 771 Milliarden E-Mails versendet. Für das Jahr 2018 prognostiziert Statista einen Anstieg auf rund 917 Milliarden E-Mails.
- Im Schnitt verbringen Menschen in Deutschland rund 43 Minuten damit, E-Mails zu beantworten. Zum Vergleich: Im Jahr 2016 waren es noch 36 Minuten.
- Führungskräfte erhalten mehr als 30.000 E-Mails pro Jahr. Damit entfällt etwa ein Arbeitstag pro Woche auf die Bearbeitung von Nachrichten.
- Die meisten E-Mail-Nutzer Europas leben in Dänemark. 94 Prozent der Bevölkerung versenden und empfangen elektronische Post. In Deutschland sind es 84 Prozent – Platz 8 im Europa-Ranking.